Un formular semnat în alb, un document uitat pe imprimantă sau o ștampilă lăsată la îndemâna oricui pot crea probleme într-o firmă. Riscul nu apare doar în companiile mari. Într-un birou cu doi sau trei angajați, aceeași persoană poate primi corespondența, pregăti actele și trimite documentele către clienți sau furnizori.
Problema apare când nu este clar unde se termină pregătirea unui document și unde începe aprobarea lui. Câteva reguli interne, scrise și cunoscute de cei care lucrează cu actele firmei, reduc riscul ca un document să fie completat, semnat, ștampilat sau transmis fără acordul persoanei care are această atribuție.
Pe scurt, cele cinci reguli:
- stabilește cine pregătește, cine verifică și cine aprobă fiecare tip de document;
- nu semna formulare în alb și nu arunca ciornele întregi la gunoi;
- ține ștampilele și formularele personalizate într-un loc cu acces limitat;
- păstrează evidență doar pentru documentele cu impact contractual sau financiar;
- scoate din circulație ștampilele și formularele cu date vechi.
Stabilește cine poate semna și aproba documentele
Faptul că un angajat pregătește un contract sau o comandă nu înseamnă automat că poate angaja firma prin semnarea documentului. Pentru actele cu efect juridic trebuie verificat cine are drept de reprezentare și ce limite există în actul constitutiv, în hotărârile societății sau în împuternicirile acordate.
Legea societăților nr. 31/1990 leagă puterile reprezentanților societății de lege, actul constitutiv și hotărârile organelor statutare. Tot legea prevede că un administrator cu drept de reprezentare nu îl poate transmite mai departe decât dacă această posibilitate i-a fost acordată expres.
Intern, regula poate fi mult mai simplă. Pentru fiecare categorie de documente se poate stabili cine le pregătește, cine verifică datele și cine le aprobă înainte de trimitere. De exemplu, contabilitatea poate întocmi un document, dar semnarea unui contract poate rămâne în sarcina administratorului sau a unei persoane împuternicite.
Firmele care lucrează cu documente de transport știu deja cât de repede se strică lucrurile fără un astfel de circuit. Am detaliat cazul într-un articol separat despre cine completează și cine semnează scrisoarea de trăsură CMR.
Merită stabilit și ce se întâmplă când persoana responsabilă lipsește. Formula „semnează cine este la birou” lasă prea mult loc pentru interpretări.
Nu lăsa documente semnate în alb
Semnarea anticipată a unor formulare poate părea comodă când administratorul pleacă din sediu pentru câteva zile. Riscul este evident: după semnare, spațiile rămase libere pot fi completate cu alte date, sume sau condiții decât cele discutate inițial.
O regulă mai sigură este simplă: documentul se completează, se verifică și abia apoi se semnează. Același principiu poate fi folosit pentru formularele care au deja tipărite denumirea societății, datele de identificare sau alte informații fixe.
Nici variantele anulate nu trebuie tratate neglijent. O ciornă care conține date despre clienți, prețuri, conturi bancare sau condiții contractuale nu ar trebui să ajungă întreagă într-un coș de gunoi accesibil. Documentele pot fi mărunțite sau colectate separat pentru distrugere, potrivit procedurilor interne ale firmei.
Limitează accesul la ștampile și la celelalte instrumente folosite pe documente
Ștampila firmei, un facsimil de semnătură sau un set de formulare personalizate nu ar trebui să stea permanent pe un birou comun, lângă documente necompletate ori într-o zonă prin care trec clienți, curieri sau persoane din afara firmei.
Un sertar încuiat și stabilirea persoanelor care au acces sunt, pentru o firmă mică, măsuri mai utile decât o procedură complicată pe care nimeni nu o respectă.
Pentru activitatea pe teren, o ștampilă poate fi predată nominal angajatului care are nevoie de ea. Aici își are rostul o ștampilă de buzunar, care se închide și se transportă fără să se murdărească geanta sau actele. Firma poate stabili și când trebuie returnată și unde este păstrată între două deplasări.
Dacă există mai multe puncte de lucru, amprentele diferențiate pot ajuta la identificarea originii unui document. Un număr intern, denumirea compartimentului sau localitatea pot fi suficiente, dacă această diferențiere este utilă activității firmei. Pentru numerotarea documentelor pe fluxuri separate există și ștampile cu numerotare automată, care avansează singure la fiecare aplicare.
Mai e obligatorie ștampila firmei?
Trebuie făcută o diferență importantă între controlul intern și valoarea juridică a ștampilei. În România, persoanele juridice de drept privat nu au obligația generală de a aplica ștampila pe documentele depuse la autorități și instituții publice sau pe înscrisurile emise în relațiile dintre entități private. Regula este prevăzută de art. V din OG nr. 17/2015, cu modificările ulterioare.
Practic, păstrarea controlată a ștampilei are sens atunci când firma o folosește efectiv în circuitul său administrativ. Ștampila nu trebuie tratată ca un substitut automat pentru semnătura persoanei care are dreptul să reprezinte societatea. Am explicat separat ce acte sunt necesare pentru ștampila firmei și în ce situații o cer în continuare băncile sau anumite instituții.
Păstrează o evidență proporțională cu riscul
Nu orice ștampilă administrativă justifică un registru separat. Marcaje precum „Primit”, „Copie” sau „Achitat” apar frecvent în activitatea curentă și pot fi gestionate prin reguli simple. Pentru astfel de marcaje sunt suficiente ștampile dreptunghiulare cu text scurt, ținute la vedere pentru toată echipa.
Evidența devine mai utilă atunci când documentul are impact contractual, financiar sau operațional. Într-un astfel de caz pot fi păstrate data, numărul documentului, persoana care l-a pregătit și persoana care l-a aprobat.
Nu este obligatoriu ca această evidență să însemne încă un registru pe hârtie. Informațiile pot exista deja în programul de facturare, în aplicația de management, în registrul de intrări și ieșiri sau în istoricul sistemului prin care sunt aprobate documentele.
Testul este simplu: dacă peste trei luni apare o neclaritate legată de un act, firma ar trebui să poată afla fără investigații complicate cine l-a pregătit, cine l-a verificat și cum a fost transmis.
Retrage ștampilele și formularele care conțin date vechi
O schimbare de denumire, sediu sau alte date înscrise pe materialele firmei poate crea două versiuni aparent valabile ale aceluiași instrument. De aici apar ușor greșelile.
Ștampilele care conțin informații depășite ar trebui retrase din zona de lucru, nu păstrate în același sertar cu variantele actuale. Dacă modelul permite înlocuirea plăcii de text, mecanismul poate fi refolosit: se comandă doar o amprentă nouă pentru ștampilă, iar placa veche poate fi distrusă astfel încât amprenta să nu mai poată fi reprodusă. Tot atunci merită verificată și starea suportului, după regulile din ghidul de întreținere a ștampilelor.
La fel trebuie tratate formularele pretipărite. Dacă nu mai corespund datelor actuale ale societății, fie sunt eliminate, fie sunt marcate atât de clar încât să nu poată fi trimise din greșeală unui client sau unei instituții.
Un caz banal arată de ce contează această separare: un angajat găsește două ștampile în același sertar și folosește varianta veche fără să observe diferența. Problema nu este lipsa unei proceduri sofisticate, ci faptul că instrumentul retras a rămas în circulație.
Ce faci când observi o utilizare neautorizată
Nu începe prin a presupune cine este vinovat. Mai întâi trebuie stabilit ce document a fost afectat, ce versiune a fost transmisă, cui a ajuns și dacă instrumentul respectiv mai poate fi folosit.
Administratorul și persoanele care gestionează documentele sau corespondența trebuie informate rapid. În funcție de situație, poate fi necesară și implicarea contabilului, responsabilului juridic sau a altui profesionist competent.
Păstrează documentele, mesajele, fișierele și celelalte informații care pot arăta când a fost pregătit sau transmis actul. Dacă există suspiciuni de fals, fraudă, furt sau folosire a unor documente fără drept, încadrarea juridică și pașii următori depind de circumstanțele concrete. Nu este prudent ca firma să tragă singură concluzii juridice înainte de verificarea situației.
Ștampila merită și aici o clarificare. Aplicarea unei amprente nu demonstrează, prin ea însăși, că persoana cu drept de reprezentare a aprobat documentul. În cazul unei societăți, puterea de reprezentare trebuie verificată în raport cu regulile aplicabile societății și cu împuternicirile existente.
Protejarea documentelor ține mai puțin de numărul de registre și mai mult de câteva reguli care chiar sunt respectate: cine pregătește actul, cine îl aprobă, cine are acces la ștampile și formulare și ce se întâmplă cu materialele ieșite din uz.
Când aceste lucruri pot fi verificate ușor, este mult mai simplu să identifici o eroare sau o folosire neautorizată decât să reconstruiești circuitul unui document după ce problema a apărut.